Fjellvåkenstiftelsen

Utfordringen

Fjellvåkenstiftelsen er en stiftelse i Grenland som hvert år deler ut over 3 millioner kroner til lokale formål — idrettslag, kulturarrangementer, utstyr til skoler, enkeltpersoner i vanskelige situasjoner. Inntil 2026 ble alt håndtert via e-post, PDF-er og Excel-ark.

Problemene var velkjente for alle som har drevet med søknadshåndtering manuelt:

• Søkere visste ikke hva som skjedde. Hadde stiftelsen mottatt søknaden? Var den under behandling? Avvist? Folk ringte daglig leder for å spørre.
• Daglig leder druknet i e-poster. Hver søknad var en tråd, hvert vedlegg lå spredt i forskjellige innbokser, og det var ingen sentral oversikt over årets bevilgningstotal.
• Styret manglet kontekst. Når styret skulle godkjenne en bevilgning, fikk de utdrag på e-post — uten historikk, uten å se andre søknader fra samme søker, uten oversikt over hva stiftelsen hadde tildelt så langt i år.

Løsningen

Tre brukergrupper. Tre forskjellige opplevelser. Én plattform.

For søkere: Et enkelt søknadsskjema, login via e-post-engangskode, og en personlig oversikt over egne søknader. Status oppdateres i sanntid: Mottatt → Under behandling → Til styret → Innvilget / Avvist. Vedlegg lastes opp direkte til Cloudflare R2.

For daglig leder: En administrativ portal med saksbehandling — hver søknad har en intern arbeidsflyt med kommentarer, vedleggsstatus, og «klar for styremøte»-flagg. Daglig leder kan slå opp en søker og se hele historikken: tidligere søknader, tidligere tildelinger, evt. uavsluttet rapportering.

For styret: En egen styrevisning før hvert møte. Alle søknader som er klare for godkjenning, sortert per kategori, med daglig leders innstilling og lenker til dokumentasjon. Etter møtet logges utfallet med ett klikk per sak.

Siden lansering

Høsten 2026 ble ordningen lagt om, og portalen fulgte med:

• Én søknadsperiode og tre beløpsgrenser. Fra 2027 søker man i oktober. Kravene følger beløpet — inntil 49 999, 50 000–199 999 og fra 200 000 kroner — og grensen regnes ut av beløpet søkeren skriver inn, så skjema og krav aldri kan spille mot hverandre. Kravene er egne sider, ikke PDF-er.
• Svar i portalen. Søkeren får vedtaket der, og bekrefter kontonummeret med en knapp i stedet for å svare på en e-post.
• Digital sluttrapport. Søkeren fører opp hva pengene gikk til, linje for linje, og portalen holder summen opp mot innvilget beløp. Stiftelsen ser bruken uten å åpne et eneste vedlegg.
• Meldingstråd mellom stiftelsen og søkeren på hver søknad.

Tekniske valg

• Astro SSR — server-side rendering på Cloudflare Workers. Statiske sider for det offentlige, dynamisk for portalen.
• D1 (SQLite) — søknadsdata, brukerprofiler, statushistorikk. Cloudflares native database — gratis i denne størrelsen, og rask nok for noen hundre søknader i året.
• R2 (object storage) — vedlegg, dokumenter, signerte avtaler. S3-kompatibelt, ingen utgående trafikk-kostnader.
• Resend — e-post-varsling til søkere ved statusendring + magic-link login. Langt mer driftssikkert enn å selvhoste SMTP for en lavvolum-portal.
• PBKDF2 for passord — kalibrert mot grensen på 10 ms CPU per forespørsel i Cloudflares gratisplan. Ingen Auth0, ingen ekstern identity-provider — én ekstra avhengighet å vedlikeholde er én for mye.

Resultat

• Søkere får svar i tide. Status er alltid synlig. Antall «hva skjer med søknaden min?»-henvendelser har gått betydelig ned.
• Daglig leder har oversikt. Bevilgningstotal for året er én visning vekk. Styremøtet-forberedelse tar minutter, ikke timer.
• Styret bestemmer raskere. Med kontekst, historikk og innstilling samlet på ett sted, blir møtene kortere — og bedre.
• Driftskostnad er forsvinnende liten. D1 + R2 + Workers koster nesten ingenting i denne størrelsesorden. Resend tar betalt per e-post, men volumet er lavt nok til at det havner i gratisplanen.